Mae ein tîm gwasanaethau cwsmer yn darparu gwybodaeth a chanllawiau am y British Council a’i raglenni a’i weithgareddau.
Ni chodir tâl am gysylltu â’r tim gwasanaethau cwsmer, ond gall fod cost ynghlwm â rhai o’r cynhyrchion a’r gwasanaethau yr ydym yn darparu gwybodaeth amdanynt neu yn eu hargymell.
Sut i wneud cwyn am gynnyrch neu wasanaeth
Os ydych yn dymuno gwneud cwyn, gallwch wneud hynny drwy ebost, llythyr neu alwad ffôn, ond rydym yn eich annog i gyflwyno eich cwyn yn ysgrifenedig os yw’n bosib. Dylid cyflwyno unrhyw gwyn o fewn 90 diwrnod i’r dyddiad y digwyddodd y mater dan sylw neu’r dyddiad y daeth y mater i’ch sylw.
Cysylltu â’n tîm gwasanaethau cwsmer
Noder mai gyda’r cwsmer yn unig y gallwn ni drafod gwybodaeth bersonol neu ddelio â chwynion; er enghraifft, unigolyn sy’n sefyll un o’n harholiadau neu gynrychiolydd swyddogol sefydliad sy’n rhan o un o raglenni’r British Council.
Efallai y byddwch yn dymuno gofyn i drydydd parti weithredu ar eich rhan; gallai hynny fod yn berson neu’n sefydliad arall. Gall trydydd partion gynnwys sefydliadau cynghori; pobl broffesiynol fel cyfreithwyr neu aelodau o’r proffesiwn addysgu, neu aelodau teulu neu ffrindiau. Mewn achosion o’r fath, bydd angen i chi gyflwyno caniatâd ysgrifenedig i gadarnhau’r trefniant. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am hyn pan fyddwch yn cysylltu â ni i drafod eich cwyn.
Sut i wneud cwyn am gamwedd difrifol
Defnyddiwch Safecall i’n hysbysu os ydych yn dyst i weithred neu ymddygiad yn adeiladau’r British Council neu gan aelodau o staff, partneriaid neu gwsmeriaid y British Council sydd:
• yn effeithio ar ddiogelwch plant neu oedolion bregus
• yn aflonyddu ar rywun
• yn enghraifft posib o dwyll
Mae Safecall yn gyfrwng annibynnol a chyfrinachol i chi nodi eich pryderon. Mae’n wasanaeth sydd ar gael ledled y byd ac mewn nifer o ieithoedd.
Gallwch gysylltu â Safecall drwy ffôn neu ar-lein. Gallwch ddewis fod yn ddi-enw.
Rydym yn gwerthfawrogi eich barn
Mae’r British Council yn ymrwymo i ddarparu gwasanaeth tryloyw, o ansawdd uchel a hygyrch i bawb yr ydym yn delio â nhw, ac rydym yn gobeithio y bydd eich profiad gyda ni yn rhagorol. Rydym yn awyddus i glywed eich awgrymiadau a’ch sylwadau am eich profiad o’r gwasanaeth a dderbynioch wrth gysylltu â ni, neu wrth ddefnyddio unrhyw rai o’n gwasanaethau neu’n cynhyrchion. Rydym hefyd yn gwybod y gall pethau fynd o chwith weithiau, a dyna bwrpas ein polisi ar gyfer cwynion. Os ydych chi’n dymuno gwneud cwyn neu gynnig sylw, rydym yn eich annog i siarad â ni, gan y bydd hynny’n ein helpu i ddysgu o’n camgymeriadau a gwella ein gwasanaeth lle bynnag y bo hynny’n bosib.
Beth fyddwn ni’n ei wneud
Beth bynnag yw natur eich cwyn, ble bynnag yr ydych yn y byd a pha gyfrwng bynnag yr ydych yn ei ddefnyddio i gysylltu â ni, byddwn yn trin eich cwyn o ddifrif ac yn ddiduedd. Rydym yn anelu i gydnabod eich cwyn o fewn tri diwrnod gwaith, a’i ddatrys yn llawn o fewn deg diwrnod. Yn achos cwynion sy’n fwy cymleth neu lle mae eich cwyn wedi cael ei uwchraddio (fel yr amlinellir yn ‘Delio â’ch Cwyn’) mae’n bosib y bydd angen mwy o amser arnom. Os felly, byddwn yn rhoi gwybod i chi pan fyddwn yn trafod y mater gyda chi. Rydym yn awyddus i unioni pethau i chi lle bynnag y gallwn, ac rydym yn gweithio i ddatrys materion yn deg a chyflym. Byddwn yn esbonio wrthych beth aeth o’i le a pham y digwyddodd hynny, ac fe fyddwn yn cymryd camau i unioni’r sefyllfa. Weithiau, yr unig beth y gallwn ei wneud yw ymddiheuro am y mater sydd wedi codi; ond byddwn yn gwneud yn fawr o’ch adborth er mwyn gwneud argymhellion i wella pethau yn y dyfodol.
Delio â’ch cwyn
Ein nod yw datrys cymaint ag y gallwn o’r materion sy’n codi pan fyddwch yn cysylltu â ni am y tro cyntaf. Bydd yr aelod o staff y byddwch yn siarad â hi/ef gyntaf yn ceisio datrys y mater yn y fan a’r lle os yw hynny’n bosib. Ond mae’n bosib y bydd angen iddi/iddo ymgynghori â chydweithwyr i sicrhau bod hyn yn digwydd.
Mewn rhai achosion, byddwch yn derbyn ymateb gan y person neu’r adran sy’n gyfrifol am yr agwedd o’n gwaith sydd dan sylw. Ar yr adegau prin hynny lle mae’r gwyn yr ydych yn ei chodi yn ddifrifol iawn, os nad ydych chi wedi cael eich bodloni gan ein hymateb, gellir uwchraddio’r mater at sylw lefel uwch. Os bydd angen gwneud hynny, byddwn yn rhoi mwy o fanylion i chi wrth ddelio â’ch cwyn.
Datrysiadau
Ein hegwyddor gyffredinol yw ceisio sicrhau bod y sawl sy’n cwyno, cyn belled â phosib, yn cyrraedd y pwynt yr oeddynt wedi gobeithio ei gyrraedd pe na bai pethau wedi mynd o chwith.
Ein nod yw darparu atebion ymarferol lle bynnag y bydd hynny’n bosib. Pan fyddwn yn gwneud camgymeriadau, rydym yn anelu i:
• ymddiheuro’n ddi-ffuant a chymryd cyfrifoldeb
• cydnabod ac esbonio beth aeth o’i le a pham y digwyddodd hynny
• ymdrechu i unioni’r sefyllfa’n ddiymdroi
• dysgu gwersi yn sgil eich cwyn a gwella ein gwasanaethau
Cyfrinachedd
Bydd eich cwyn yn cael ei drin yn gwbl gyfrinachol, yn unol â’n polisi Gwybodaeth, Diogelwch a Phreifatrwydd Byd-eang. Bydd eich gwybodaeth yn cael ei rannu yn fewnol, ond dim ond lle bo hynny’n angenrheidiol ar gyfer ymchwilio i’ch cwyn a’i ddatrys. Ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda thrydydd partion heb eich caniatâd neu heblaw bod gofyn cyfreithiol i wneud hynny.
Yn unol â deddf diogelu data’r Deyrnas Unedig, mae gennych hawl i ofyn am gopi o’r wybodaeth bersonol a gedwir gennym amdanoch yn ogystal â hawl i ofyn i ni gywiro unrhyw ran o’r wybodaeth yna sy’n wallus.
Am ragor o wybodaeth am hyn cysylltwch â ni, neu gweler: britishcouncil.org/privacy
Adolygiad allanol
Os yw natur eich cwyn yn eithriadol o ddifrifol ac wedi cyrraedd ein lefel mewnol uchaf, byddwn yn darparu gwybodaeth wrth ymateb i chi am sut y gallwch gael asesiad o’ch achos fel y gellir ei archwilio gan y corff allanol perthnasol os nad ydych wedi cael eich bodloni. Rydym wedi cyhoeddi canlyniadau adolygiad diweddar yma.
Hygyrchedd
Os na fyddwn yn gallu ateb eich cwestiwn yn uniongyrchol, byddwn yn eich cyfeirio at rywun yn y sefydliad a fydd yn gallu ateb. Os oes gyda chi ymholiad penodol ond nad ydych yn gwybod gyda phwy y dylech siarad, byddwn yn sicrhau ein bod yn eich cysylltu â’r person neu’r tîm cywir. Rydym yn hyfforddi ein staff i ddefnyddio Saesneg plaen wrth gyfathrebu, ac rydym yn anelu i wneud yn siwr fod y wybodaeth yr ydym yn ei ddarparu mor eglur â phosib. Rydym hefyd yn gallu darparu gwybodaeth mewn fformatau arbennig, fel Braille, yn ôl y gofyn.